クラウド会計を導入すれば経理効率化ができる？導入検討のポイントを解説！

近年、クラウド会計は企業や個人事業主にとって効率的で便利な選択肢として注目を集めています。

本記事では、クラウド会計を導入するかどうかを決める際の重要な要素と考慮すべきポイントについてご紹介します。

 

ビジネスのニーズの評価

まずは、自社のビジネスニーズと目標を明確にしましょう。

会計プロセスにおける課題や改善点、目指す効率化や成長に対するニーズを把握することが重要です。それに基づいて、クラウド会計がどのようにそれらのニーズを満たすかを検討します。

以下のような質問に答えることで、導入のメリットとデメリットを明確にすることができます。

・会計プロセスにおける課題は何ですか？

・データへのアクセスや情報共有に関して問題はありますか？

・ビジネスの成長に伴い、会計業務の柔軟性は確保されていますか？

 

会計における課題は何ですか？

会計プロセスには、さまざまな課題が存在します。以下に一般的な課題をいくつか挙げます。

1.手作業によるデータ入力とエラー

多くの会計プロセスでは、膨大な数のデータが手作業で入力されます。

手作業にはヒューマンエラーのリスクがあり、データ入力ミスや数字の転記ミスが発生する可能性があります。

これによって正確性や信頼性に問題が生じることがあります。

 

2.紙ベースの文書管理

紙の請求書や領収書などの文書を管理することは手間がかかります。

文書の整理や保管、検索に時間がかかり、必要な情報を見つけるのに困難を伴います。

また、紙ベースの文書は紛失や損傷のリスクがあります。

 

3.マニュアルなプロセスと遅延

従来の会計プロセスでは、複数のステップや承認フローが存在し、マニュアルな作業が必要です。

このため、処理が遅くなり、時間的な遅れやタスクの滞りが発生することがあります。

 

4.情報の不透明性

データが分散している場合や、リアルタイムな情報の共有が難しい場合、会計プロセスにおける情報の透明性が低下します。

経営陣や関係者が必要な情報を迅速に把握できず、意思決定や戦略立案に支障をきたす可能性があります。

 

5.システムの非統合

異なるシステムやツールを使用して会計データを管理している場合、データの非統合性や整合性の問題が発生することがあります。

データの転記や移動に伴う手間やエラーが生じるだけでなく、データの分析やレポート作成にも支障をきたす可能性があります。

 

6.プロセスの複雑化と規制の遵守

経理業務は法的規制や会計基準に準拠する必要があります。規制の変更や複雑化に対応するために、会計プロセスにおける作業量や厳密さが増えることがあります。

これにより、人的リソースや時間の負担が増大し、エラーのリスクが高まる可能性があります。

 

これらの課題がある場合はクラウド会計の導入により、効率化、正確性の向上、リアルタイムの情報共有などが実現され、会計プロセスの改善が期待できます。

 

データへのアクセスや情報共有に関して問題はありますか？

従来の会計プロセスでは、データへのアクセスや情報共有に関していくつかの問題が存在します。以下にいくつかの例を挙げます。

1.物理的な制約

従来の会計システムでは、会計データや文書が物理的な形式で保管されている場合、データへのアクセスに物理的な制約があります。

データを参照するためには、特定の場所に行かなければならず、遠隔地や複数の拠点での情報共有が難しくなります。

 

2.非効率な情報共有

従来の方法では、情報の共有が手動で行われることが多く、メールや印刷物、会議などを通じて情報が伝達されます。

これにより、情報の伝達が遅れる可能性があり、意思決定や業務の進行に支障をきたすことがあります。

 

3.データの分散と整合性の欠如

データが複数の場所やファイルで分散している場合、情報の整合性や正確性の維持が難しくなります。

データの複製や更新漏れが生じる可能性があり、結果として不正確な情報が流通する可能性があります。

 

4.セキュリティリスク
従来の方法では、紙の文書やファイルを使用しているため、情報の漏洩や紛失のリスクが存在します。

また、機密性の高いデータを共有する際には、セキュリティ対策の不足が懸念されます。

 

5.属人化と依存度の高さ

一部の従業員が情報にアクセスできる場合、その人の都合や能力に依存することになります。

情報共有やデータ管理が個人に依存するため、業務の停滞や情報のロックアウトが発生する可能性があります。

 

クラウド会計では、データへのアクセスがオンライン上で可能となり、リアルタイムでの情報共有やデータの一元化が実現します。

また、セキュリティ対策やアクセス制御の強化により、データの安全性が向上します。これにより、効率的な情報管理とスムーズな情報共有が可能となります。

 

ビジネスの成長に伴い、会計業務の柔軟性は確保されていますか？

ビジネスの成長に伴い、会計業務の柔軟性を確保するためには、いくつかの要素を考慮する必要があります。

1.システムの拡張性

従来の会計システムでは、増加する業務量やデータ量に対応するためには、システムの拡張やアップグレードが必要です。

しかし、物理的なサーバーの制約やソフトウェアの限定された機能性などにより、拡張性が制限される場合があります。

一方、クラウド会計では、サーバーリソースの柔軟な拡張が可能です。クラウドベースのシステムでは、必要に応じてリソースを追加することで、会計業務の増加や需要の変化に対応できます。

柔軟性に優れたクラウド会計ソフトウェアを使用することで、ビジネスの成長に伴う会計業務の拡張をスムーズに行うことができます。

 

2.ユーザー数と権限管理

ビジネスの成長に伴い、会計業務を担当するユーザーの数も増えることがあります。この場合、ユーザーの追加や権限管理がスムーズに行えるシステムが必要です。

クラウド会計では、新しいユーザーアカウントの作成や権限の設定が容易に行えます。

また、役割ベースのアクセス制御を実装することで、ユーザーごとのアクセス権限を適切に管理することができます。

 

3.データ処理のパフォーマンス

ビジネスの成長に伴い、取り扱うデータ量や処理の数が増えることがあります。この場合、会計業務のパフォーマンスが低下する可能性があります。

クラウド会計では、データの処理能力を柔軟に拡張することができます。

クラウドプロバイダーは、需要に応じて自動的にスケーリングするため、データ処理のパフォーマンスを維持しながらビジネスの成長に対応できます。

 

以上のように、クラウド会計はビジネスの成長に伴う会計業務の柔軟性を確保するのに有効です。

クラウド会計導入時の検討ポイント

自社のビジネスニーズと目標を明確にした上で、クラウド会計導入を検討する場合は、下記の点について考慮しましょう。

 

コストと予算

クラウド会計の導入には、サブスクリプション料や追加機能の費用がかかることがあります。

自社の予算との整合性を考慮し、コスト面での利点と費用対効果を比較検討することが重要です。

また、クラウド会計の導入によってコスト削減や生産性向上が期待できるかも検討しましょう。

 

セキュリティとデータ保護

クラウド会計ソフトウェアは、会社の財務データや顧客情報など、機密性の高い情報を取り扱います。

サービスプロバイダーのセキュリティ対策やデータ保護の仕組みを評価し、信頼性が高いプロバイダーを選択しましょう。

データのバックアップや災害復旧プランなど、セキュリティに関するポリシーや手順も確認することをおすすめします。

 

機能と柔軟性

クラウド会計ソフトウェアの機能と柔軟性も考慮すべき要素です。自社の会計プロセスや業務に必要な機能（経費管理、売上管理など）を十分に備えているか確認しましょう。

また、将来的な成長や変化に対応できる柔軟性があるかも重要なポイントです。

 

使いやすさとトレーニング

クラウド会計ソフトウェアの使いやすさも考慮すべき要素です。導入後、従業員が容易に利用できるかどうかを評価しましょう。

また、適切なトレーニングやサポートを提供してくれる会計ソフトを選ぶことで、スムーズな移行と効果的な利用が期待できます。

 

カスタマーサポートとアップデート

クラウド会計のカスタマーサポートやヘルプデスクの品質を評価しましょう。問題が発生した際に迅速かつ効果的なサポートが受けられるかどうかを確認し、安心して利用できるかを判断します。

また、ソフトウェアのアップデートや新機能の提供頻度も重要なポイントです。

 

これらのポイントを検討し、自社のニーズや要件に合ったクラウド会計を選択することで、効率化や経理プロセスの改善を実現できます。

 

クラウド会計導入のデメリット

クラウド会計の導入にはいくつかのデメリットも存在します。以下に、一般的なデメリットをいくつか挙げます。

 

インターネット接続の依存

クラウド会計はインターネットを通じてデータにアクセスするため、安定したインターネット接続が必要です。

接続が途切れた場合や速度が低下した場合、会計作業に支障が生じる可能性があります。特にリモート地やインフラ整備の不十分な地域では、接続の信頼性が懸念されることがあります。

 

データセキュリティの懸念

クラウド会計では、データがサーバー上に保存されるため、データセキュリティの懸念が生じることがあります。

サーバーへの不正アクセスやデータ漏洩のリスクが存在し、情報の機密性を確保するために十分なセキュリティ対策が必要です。

信頼性の高いクラウドプロバイダーの選択と、適切なセキュリティ対策の実施が重要です。

 

カスタマイズの制約

クラウド会計ソフトウェアは、一般的にベンダーによって提供されるパッケージソリューションです。そのため、ソフトウェアのカスタマイズが限定的な場合があります。
特定の業界やビジネスの要件に合わせたカスタマイズが必要な場合、制約を受ける可能性があります。

 

データの所有権と制御

クラウド会計では、データがサーバー上に保存されるため、データの所有権や制御に関する問題が発生することがあります。

サービスプロバイダーとの契約によって所有権やデータの使用に関する条件が定められますが、契約の内容やプロバイダーの政策によっては、データの制御や所有権が一部制約されることがあります。

 

利用料やコストの増加

クラウド会計の導入には、利用料やサブスクリプション料が発生します。また、特定の機能や追加サービスに対しては追加のコストが発生する場合もあります。

長期的には、クラウド会計の利用に伴うコストを考慮し、予算に合わせた選択をする必要があります。

 

以上が一般的なクラウド会計導入のデメリットです。

企業がクラウド会計を導入する際には、これらのデメリットを考慮し、利点とのバランスを見極めることが重要です。

事前の検討とプロバイダーの選定によって、デメリットを最小限に抑え、効果的なクラウド会計の導入を実現することができます。

デメリットの詳細と対策については、こちらの記事も参考にしてみてください。

 

まとめ

クラウド会計の導入を検討する際には、ビジネスのニーズ、コスト、セキュリティ、機能、使いやすさなどの要素を総合的に考慮することが重要です。

自社の状況や目標に合わせて、クラウド会計のメリットとデメリットを慎重に検討し、最良の選択を行いましょう。

 

佐藤修一公認会計士事務所は、クラウド会計導入に関する包括的なサービスを提供し、経理プロセスの効率化と正確性の向上をサポートします。

専門的な知識と経験を持つスタッフが、クラウド会計導入に関するコンサルティングからシステム導入、アフターサポートまでをトータルでサポートします。

お客様のニーズに合わせた最適なクラウド会計を選定し、経理プロセスの効率化を実現します。

クラウド会計導入は、ぜひ、佐藤修一公認会計士事務所にお任せください！
クラウド会計導入事例はこちら

まずはこちらのフォームよりお問合せをお待ちしております。