保存版｜freeeで自動登録ルールを設定する方法と適用されない場合の対処方法について解説

freee会計をお使いの方の中にはご自身で会計入力をしている方もいらっしゃると思います。

他のクラウド会計ソフトには無く、freeeにはある機能として

「仕訳の完全自動化（自動登録ルールの活用）」というものがあります。

今日は、freeeの自動登録ルールを使って日々の仕訳を効率的かつ正確に行う方法を、初心者の方でも分かりやすいように画像付きで解説していきたいと思います。

また、後半のパートでは「自動登録ルールを設定したが、推測も登録も上手くいかない」というよくあるお悩みの対処方法についてもまとめています。

よろしければ、最後までご覧になってください。

自動登録ルールとは？

自動登録ルールとは、

• 連携したクレジットカード／銀行の入出金明細
• インポートしたクレジットカード／銀行の入出金明細
• インポートした現金出納帳

などの摘要に合致する特定の条件をあらかじめ設定し、自動的に処理方法を推測したり、登録まで完了させたりすることができるfreee特有の入力効率化機能のことです。

連携したりインポートしたりした明細には、①日付 ②金額 ③摘要 がすでに入っていますので、手作業で処理していく場合は勘定科目を選んでいくだけでOKです。

しかし、この自動登録ルールはそこから一歩進んで

• 勘定科目を正確に推測する
• 借入金の返済など２行以上にわたる仕訳を推測し瞬時に表示させる
• 勘定科目を推測し、登録まで完了する

という風に、会計処理を楽に進めることが可能になります。

参考程度に、デスクトップ型の会計ソフト、クラウド型会計ソフト、freeeでどのような違いがあるのか簡単にまとめたいと思います。

	デスクトップ型	クラウド型	freee会計
登録方法	日付／勘定科目／金額／摘要／すべてを手入力する	勘定科目を選択するだけで登録が終わる。 AIが勘定科目を推測したり、自分好みに推測する勘定科目を登録したりできる。	左記に加え、仕訳の登録まで完全に自動化できる。
入力の楽さ	✕	〇	◎
ルール／仕訳辞書の設定の楽さ	〇	〇	△

freee会計は完全自動化もできますが、その分詳細なルール設定が必要です。

初回のルール設定や、内容に変更が生じた場合のメンテナンスは少々面倒ですが、設定の手間を惜しまずに運用すれば、会計が劇的に楽になります。

弊社では、個人の確定申告や法人の決算申告をご依頼いただいた際は、必ず自動登録ルールを設定しながら記帳をするようにしています。

そうすることで、次回の申告までに会計処理をしていなかったとしても自動登録ルールがある程度の会計処理を済ませてくれて、２年目以降の申告では処理スピードが格段に速くなるからです。

また、自計化を目指すお客様にとってもご自身で入力する作業が最小限になり事務的な負担を抑えることができます。

自動登録ルールの具体的な設定方法

あなたがしたいのはどんな仕訳？

具体的な設定方法について解説する前に、皆さんがしたい仕訳がどのようなものなのかイメージしていただきたいと思います。

具体的には、

1. 消耗品費　100円　｜　クレジットカード　100円　のような１行で完結する仕訳なのか
2. 長期借入金　20,000円　｜　普通預金　21,000円　 のような２行以上の仕訳なのか
   支払利息　　 1,000円　｜

のどちらの仕訳をイメージされているかです。

２のような複数行にわたる仕訳を自動登録ルールで表示させたい場合は設定方法が少し複雑になりますので、こちらについては別の記事で詳しく解説しています。

こちらの記事では

• 複数行仕訳とは何なのか
• 複数行仕訳を「手入力するのと自動登録ルールを活用する」のとではどれくらい時短になるのか
• 具体的な設定方法

について解説していますので、この記事とあわせてご覧いただくと、更なる効率化が期待できます！

自動登録ルールの設定方法

ここからは具体的な設定方法を解説していきます。

自動登録ルールは

1. 連携／インポートされた明細の仕訳をしながら同時進行で設定する
2. 自動登録ルールの設定画面を開いて新規登録していく

２つの方法があります。

処理をしながら設定をしていけば自動登録ルールの設定画面を開く必要はないですし、ルールを適用させるための条件の入力が最小限で済み、且つ正確に設定ができるからです。

この記事では「１」の方法について詳しく解説していきますが、「２」の方法で設定したいという方は、freeeの画面左にあるメニューから「入力効率化」→「自動登録ルール」→「新規作成」の順番で設定画面を開きましょう。

【手順１】自動で経理か明細の一覧の画面を開く

「１」の仕訳と同時進行で設定する場合は、まず自動で経理か明細の一覧の画面を開きましょう。

ここでは例として楽天カードの利用明細に自動登録ルールを設定する流れを解説しています。

自動で経理の画面を見てみると、「都市高速」のように同じ利用内容が複数回あるのが分かると思います。

このように頻繁に出てくる明細を見つけたら、どんどん登録していきたい気持ちを抑えて、まずは最初のひとつめの明細の仕訳をすると同時に自動登録ルールを設定します。

【手順２】「詳細」ボタンを押す

「都市高速」のどれでも構いませんので、「詳細」ボタンを押して明細を開きましょう。

「詳細」ボタンを押すと、特定の明細の勘定科目や消費税の区分などを編集できる画面が開きます。

【手順３】「あとは登録ボタンを押すだけ」の状態まで入力する

ここでは一旦仕訳を完成させることを考えて入力を進めます。

例として「都市高速」の利用明細を自動登録ルールに追加しようとしているので、

• 勘定科目は旅費交通費
• 消費税の区分は課対仕入10％（課税対応仕入10％のこと）

となります。

必要に応じて、タグ（取引先や品目など）や備考欄への入力もしますが、必要最小限でOKです。

【手順４】「自動登録ルールとして設定」にチェックをつけて登録する

入力が終わったら、「自動登録ルールとして設定」にチェックをつけてから「登録」を押します。

チェックをつけてから「登録」ボタンを押すと、画面が切り替わり、自動登録ルールの設定画面が開きます。

【手順５】自動登録ルールを適切に修正する

自動登録ルールでは、連携されたりインポートされたりした明細の「摘要」や「金額」で内容を判別し、それに合った勘定科目や消費税の区分などを推測します。

「摘要」とは、

• ＡＭＡＺＯＮ．ＣＯ．ＪＰ
• ソフトバンクＭ（０５月分）
• 九州電力　２５／０６利用分

などのクレジットカードの利用明細や銀行の入出金明細のことです。

実際の登録画面はこちらです。

すべての項目をひとつひとつ入力していく必要はなく、ルールが適切に稼働するように最低限の入力すれば大丈夫です。

画像に番号が振ってありますが、①～⑥は最低限登録しておきたい設定項目です。

設定項目	入力例	内容	実務アドバイス
①取引口座	楽天カード／福岡銀行など	特定の口座から連携／インポートされた時にルールを当てはめたいときに使う	基本「すべての口座・カード」でOK
②取引内容	前方一致／部分一致／後方一致など ＋「摘要」	どういう条件で摘要と一致したとみなすか判別する材料	基本「部分一致」でOK その代わり摘要から不要な文字列は消す （※後ほど補足します）
③優先度	1／2／3などの整数	他に似たようなルールが存在する場合、数字が大きい方のルールを優先する	基本「0」のままでOK 競合するルールが出てきたら数字を上げる
④上記の条件に一致したとき行う処理	取引を推測するor取引を登録する	推測に留めておいて自分で確認してから登録したい場合は「推測」、ルールに合致する場合登録まで済ませてほしい場合は「登録」	プライベート利用も混ざっている利用内容は「推測」に留めておく。振込手数料など、絶対に毎回同じ勘定科目になる場合は「登録」でOK
⑤勘定科目	支払手数料／消耗品費など	利用内容に応じた勘定科目を選択する	ご自身がよいと思う勘定科目でOKです
⑥税区分	課対仕入10%／課対仕入8%(軽)／対象外など	消費税の区分を選択する	誤りがあると消費税の申告のとき大変です！適切な税区分を選びましょう

ちなみに今回の例では「楽天カードで“都市高速”という摘要の明細が連携されたら”旅費交通費”で登録する」という内容でのルール作りが前提となっているため、ある程度の内容はこの設定画面が出てきた時点で入力されています。

仕訳と同時進行で自動登録ルールを設定しない場合はイチから自分で入力していく必要がありますのでご注意ください。

先ほどは「摘要」の例として、Amazon／ソフトバンク／九州電力を挙げましたが、実際にfreeeに連携されるときの明細は下記のようになっていることが多いです。

• ＡＭＡＺＯＮ．ＣＯ．ＪＰ(カードラベル：〇〇カード 1234－－－6789)
• ソフトバンクＭ（０５月分）(カードラベル：〇〇カード 1234－－－6789)
• 九州電力　２５／０６利用分(カードラベル：〇〇カード 1234－－－6789)

どのカードで決済したか、何年何月分の利用なのかまで摘要に反映されています。

ルールを登録する時は「部分一致でOK」と記載をしましたが、上記のような摘要全体をルールに登録してしまうと、０５月分が０６月分に変わったり、カード番号が変わったりすると自動登録ルールが働きません。

この摘要の部分を大雑把に入力して登録すると、うまく自動登録ルールが機能しませんのでご注意ください。

今回の例では、

• 取引口座を「楽天カード」から「すべての口座・カード」に変更
• 上記の条件に一致したとき行う処理を「推測」から「取引を登録する」に変更
• 税区分を「課対仕入」から「課対仕入10%」に変更

しました。

このように条件を修正したら「作成する」を押しましょう。

【手順６】自動登録ルールを未登録の明細に適用する

実は、自動登録ルールを作成しただけでは残った明細にルールが自動適用されるわけではありません。

まだ登録していない「都市高速」の利用履歴を自動的に「旅費交通費」で処理してもらいたい場合は、「自動登録ルールの適用」ボタンを押す必要があります。

※ただし、自動登録ルールを作成した後に新たに連携された明細については、「自動登録ルールの適用」ボタンを押さなくてもルールが適用されます。

「自動で経理」の画面左上にある「自動登録ルールの適用」から「最新の自動登録ルールを適用」を選択しましょう。

その後は「〇件の明細が、自動で処理を実行する自動登録ルールの条件に合致しました」と出てきますので、画面右下の「登録する」を押せば完了です！

自動登録ルールが適用されない時の原因と対処方法

ここまで読んでいただいた方は実際に自動登録ルールの設定をしたことがある方だと思います。

しかし、「せっかくルールを設定したのに明細に適用されない」というトラブルはよくあります。

ここでは、自動登録ルールが適用されない場合のよくある原因、そして対処方法を解説していきたいと思います。

自動登録ルールが適用されない原因

まずは、ルールがうまく適用されない場合のよくある原因をリストアップしてみました。

ご自身が作成したルールに当てはまっていないか、注意しながらご覧になってみてください。

次は、上記９つのよくある原因の対処方法を記載しています。

【１】「最新の自動登録ルールを適用する」を押していない

こちらは一番よくある原因と言っても過言ではないかもしれません。

先述したように、自動登録ルールを作成したのが、クレジットカードや銀行の明細が連携される「前」なのか「後」なのかによって自動的にルールが適用されるかどうかが変わります。

明細が連携された「後」にルールを作成した場合は手動でルールを適用する必要がありますので、自動で経理の画面で「最新の自動登録ルールを適用する」のボタンを押しましょう。

【２】「収入」と「支出」の選択に誤りがある

こちらはうっかりミスです。

自動登録ルールの新規作成ボタンからルールを作成する場合は収支区分がデフォルトで「支出」となっています。

そのため、入金明細に対してルールを設定したかったのに、「支出」が選択されているためルールが適用されないということがあります。

自動登録ルールの画面を開いて、いま一度ルールを確認してみましょう。

【３】取引口座の選択が間違っている

こちらもよくあるうっかりミスのひとつです。

取引口座の選択口座に誤りがある場合も自動登録ルールはうまく適用されません。

例えば、「クレジットカードＡの明細にルールを適用させたい」と思っていたのに誤って取引口座を「クレジットカードＢ」にしている場合などです。

このような単純なミスを回避するためには、取引口座を「すべての口座・カード」にしておくことをオススメします。

そうすれば、毎回同じカードを使うわけではない方でも問題なく自動登録ルールを活用することができます。

【４】半角と全角の使い分けができていない

freee会計の自動登録ルールは「半角」と「全角」を区別しています。

そのため、同じ摘要でも、カードの利用明細と自動登録ルールの取引内容がそれぞれ半角・全角で統一されていなければルールが適用されません。

例えば、摘要に下記のような違いがあればルールと不一致となります。

連携された明細	自動登録ルールで決めた取引内容	自動登録ルールの判定
ＡＭＡＺＯＮ．ＣＯ．ＪＰ	AMAZON.CO.JP	不一致
NTTﾋｶﾘｶｲｾﾝ	ＮＴＴヒカリカイセン	不一致

【５】文字列に一部誤りがある

こちらも実務でよくあるミスなのですが、連携された明細と自動登録ルールの取引内容の文字列がわずかに相違しているせいでルールが適用されないことがあります。

例えば、摘要に下記のような違いがあればルールと不一致となります。

連携された明細	自動登録ルールで決めた取引内容	自動登録ルールの判定
ｷﾕｳｼﾕｳﾃﾞﾝﾘﾖｸ	ｷｭｳｼｭｳﾃﾞﾝﾘｮｸ	小文字が区別され不一致に
ｶﾌﾞｼｷｶﾞｲｼﾔｻﾝﾌﾟﾙ	ｶﾌﾞｼｷｶﾞｲｼｬｻﾝﾌﾟﾙ	小文字が区別され不一致に

自動登録ルールを作成するときに摘要を手入力するのは時間・正確性の観点からおすすめできません。

１文字でも入力内容に誤りがあればルールが適用されませんので、「手入力はどんなに気をつけてもミスをする」という前提でルールの作成をしましょう。

連携された明細の摘要を「コピー&ペースト」するか、「仕訳と同時進行でルールを設定」するか、どちらかの方法でこのような間違いを回避することが可能です。

【６】完全一致でルールを作っている

完全一致でルールを作成すると、少しでも摘要が変化するとルールが適用されなくなります。

ずっと同じクレジットカードを使い続けていても急に利用内容の表記が変化することはよくありますので、ルールには多少の柔軟性を持たせた方がうまくルールが適用されます。

条件は「部分一致」を選択することをおすすめします。

【７】似たようなルールが既に存在している

自動登録ルールに競合する（似たような）ルールが同時に存在している場合もうまく自動登録ルールが適用できないことがあります。

競合するルールの例は下記の通りです。

上記のように、多くの条件が一致し、freeeが混乱するようなルールは互いに競合して自動登録ルールが働かない可能性があります。

このような場合は、金額や優先度を細かく設定し、場合分けができるルールに変更しましょう。

【８】連携された明細の金額がルールの範囲内にない

より精度の高いルールを作成するために、金額範囲を指定することがあります。

例えば「100,000円～100,000円」と範囲を指定してルールを作ると、摘要が条件に一致していて、かつ金額が10万円ぴったりの明細だけがルールに反応します。

借入金の返済や家賃の支払いなどに金額範囲を設定すると便利なのですが、借入金は返済が進むにつれて毎月の返済額が変わっていきます。家賃の方も、不定期に賃料の改定があるかもしれません。

そのような場合にルールで指定しておいた範囲を超える金額になると、ルールがうまく働かなくなることがあります。

• 思うようにルールが稼働していない
• 今まで問題なく稼働していたのに突然ルールが働かなくなった

という場合は金額を絞り込んでいないかチェックし、もし金額の範囲が合っていなければ適切な範囲に設定し直しましょう。

【９】一度に1,000件以上の明細にルールを適用させることはできない

自動で経理の「最新の自動登録ルールを適用する」のボタンでは、1,000件以上の未登録の明細にルールを適用させることはできない仕組みになっています。

もしも1,000件以上の明細に新しいルールを適用させたい場合は他にやり方があり、

「自動で経理」ではなく「明細の一覧」画面からルールを適用させればOKです。

手順はこちらです。

この方法だと一度に500件しかルールの適用はできませんが、繰り返し操作すれば合計1,000件以上になるような明細にも自動登録ルールを適用することができます。

ちなみに表示されている明細全てにチェックをつける場合は１件１件選択せずに、「口座名」のすぐ左にあるチェックボックスにチェックをつけると一気に全選択することができます。

明細の一覧画面で自動登録ルールを適用すると、一度明細が画面上から消えます。

しかし、ルールの適用が完了したら、改めて明細の一覧上に明細が出てきますので、焦らず待ちましょう。

このルールの適用には数分かかる可能性があります。

最後に

ここまで

• 自動登録ルールとは何か？
• 具体的な設定方法は？
• 自動登録ルールが働かない場合の原因と対処方法は？

について解説いたしました。

自動登録ルールの設定はコツが要るので慣れるまで面倒に感じるかもしれません。

しかし、上手に使いこなすと作業時間を大幅に短縮することができますので、仕組みやコツについては時々この記事を読み返して、使い方を習得されてください。