未払金と未払費用の使い方について質問をうけることがあります。

未払金も未払費用も支払っていない経費で共にすでに何らかのサービスの提供を受けている点では変わりません。

未払金と未払費用の違いは、提供されているサービスの中身です。

未払費用は、

①サービスが毎月(毎年)継続していること
②サービスの内容が毎月(毎年)同じであること

の2つの条件を満たす必要があります。

それ以外の場合は未払金です。

具体例でいうと以下のようなものがあります。

・利息…毎月、お金を借りているということに対する手数料

・水道光熱費…毎月、水道、電気、ガスを利用していることに対する料金

・通信費…毎月、電話、インターネット等を利用していることに対する料金

・リース代…毎月、何かを借りているということに対する料金

・給料(月末締め以外の場合)…毎月、働いてもらっていることに対する経費

・保険料…毎月、保険という安心を買っていることの対する料金

外注費や固定資産の未払分についてはどうでしょうか

・外注費…毎月、発生するとは限りません。外注しているサービスの中身は毎月同じとも限りません。よって未払金になります。

・固定資産の購入…毎月、発生するとは限りません。固定資産は毎回同じものは購入しません。よって未払金になります。

未払費用と未払金を使い分けることによって、勘定科目の増減があった際に、異常なものかどうかが判断できるようになります。

通常、未払費用は、継続契約である毎月、同じサービスに対する金額のため、給料分を除き、通常大きな変動がある事はありません。

よって、従業員数、給与体系に大きな変化がない場合に未払費用に大きな変動があった場合には、何かが起こっていることを発見するきっかけになります。