未払費用と未払金の共通点、違いと勘定科目を使い分けるメリット

「未払金」と「未払費用」似たような勘定科目ですが、その使い道、使い分けどのように行うか分かりにくい点あるかと思います。

このブログでは、勘定科目「未払金」と「未払費用」の違いに説明しています。

未払金と未払費用の共通点

まず、未払金と未払費用の共通点についてご説明します。

未払金も未払費用も未だ支払っていない経費であるという点で共通しています。

ちなみに未だ支払っていないにも関わらず、経費として処理する理由は、会計では、支払の有無に関わらず、物品等を購入するか、何らかのサービスの提供を受けている場合、費用として処理する必要があるからです。

物品を購入し、サービスの提供を受けることで、経営上何らかの貢献や成果があるはずです。

経費の金額は、経営上の貢献度を表します。

この経営上への何らかの貢献について支払い済みとそうでない場合について異なる経費の金額にならないよう未払金や未払費用を使って経費にしていきます。

未払金と未払費用の違い

未払金と未払費用の違いは、提供されているサービスの中身です。

企業会計原則では「未払費用」は以下のように定義されています。

企業会計原則とは、経理に関する原則的なルールが記載されているものです。

「未払費用は、一定の契約に従い、継続して役務の提供を受ける場合、すでに提供された役務に対していまだその対価の支払が終らないものをいう。従って、このような役務に対する対価は、時間の経過に伴いすでに当期の費用として発生しているものであるから、これを当期の損益計算に計上するとともに貸借対照表の負債の部に計上しなければならない。また、未払費用は、かかる役務提供契約以外の契約等による未払金とは区別しなければならない。」

企業会計原則をまとめると、未払費用は、以下の２つの条件を満たす費用を計上する際に使う勘定科目になります。

①サービスが毎月(毎年)継続していること
②サービスの内容が毎月(毎年)同じであること

未払費用を使う場合は、物品の購入ではなく、サービスの提供の場合に使う科目であることです。

また、継続的にサービスの提供を受けている場合に使う科目になります。

継続的なサービスの提供ではなく、単発のサービスの提供の場合か、物品の購入の際に使う勘定科目の場合が「未払金」になります。

未払費用の具体例について

未払費用には、具体例には以下のような費用があります。

・給料

・社会保険料、労働保険料

・借入利息

・水道光熱費

・通信費

・リース代

・毎月の広告費用‥契約に基づいて継続的に行う紙媒体、WEB媒体などの広告宣伝費用

未払金の具体例について

次は、未払金を使う場合の費用は具体的には以下のようなものがあります。

・固定資産の購入費用

・備品や消耗品の購入費用

・ホームページの作成費用

・スポットのコンサル費、税理士、社労士、弁護士費用

未払費用と未払金を使い分けるメリットと注意点

未払費用と未払金の使い分けですが、正直あまりデリケートになる必要はないかと思います。

未払費用は、継続的に発生する費用、未払金は、それ以外のものというイメージぐらいで個人的には良いのではと考えています。

大切なのは、未払費用と未払金を使い分けることによるその手間に見合ったメリットとがあるかどうかです。

未払費用と未払金の使い方を間違えたとしても、中小企業では、特段問題が生じることはまずないからです。

未払費用と未払金を使い分けることによって、勘定科目の増減があった際に、異常なものかどうかが判断できるようになります。

通常、未払費用は、継続契約である毎月、同じサービスに対する金額のため、給料分を除き、通常大きな変動がある事はありません。

よって、従業員数、給与体系に大きな変化がない場合に未払費用に大きな変動があった場合には、何かが起こっていることを発見するきっかけになります。

人件費の適正金額を検討する際に便利な指標に労働分配率という指標があります。

労働分配率の詳しい説明はこちら

また、勘定科目に関し、「雑費」の使い方にご質問をいただくことがあります。

「雑費」の使い方についてはこちら

法定福利費と福利厚生費の違いについてはこちら

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佐藤 修一

佐藤修一公認会計士事務所代表

(九州北部税理士会福岡支部所属：登録番号028716)

公認会計士・税理士。全国の中小企業にこれまでクラウド会計導入実績累計300社超、クラウド会計導入率70％超。2022年freee西日本最優秀アドバイザー、マネーフォワードプラチナメンバー。
全国各地の中小企業に対して、会計から利益とキャッシュを稼ぐ力を高め、キャッシュフローを重視した節税提案、利益とキャッシュを稼ぐ力を高めるサポートや事業再生支援を行っている。
総勢30名のスタッフで「Warm Heart（温かい心）＆Cool Head（冷静な頭）」をコンセプトに個々のお客様ごとにカスタマイズしたお客様に寄り添うサービスを提供している。